Добрый день, заранее извиняюсь за, возможно, глупый вопрос...
Что означает вырвжение "Списать деньги на расходы" и зачем это нужно?

На "детские" вопросы отвечать труднее всего.
Попробуем так..
Предложенное выражение - буквальный перевод с английского write-off money for expenses. Перевод имеет налоговый подтекст, то есть предполагается списание расходов в налоговых целях, причем с элементом оптимизации налоговой базы.
Великий, богатый и могучий русский в контексте экономической транскрипции перевода также указывает на некоторую "налоговую" экономичность выражения.
Смысл выражения зависит от идеи, которую надо реализовать. При этом основная идея может быть абсолютно нормальной - потратить деньги на расходы в предпринимательских целях. Но мы никогда не скажем "списать деньги", подразумевая получение дохода (даже в виде налоговой выгоды), это непродуктивно.
Можно - списать деньги (со счета). Можно - списать расходы (за счет какого-то источника, на себестоимость, на убытки), Можно - списать на расходы какие-то произведенные затраты.
Для понимания различий следует разобраться с понятиями "выплаты", "затраты", "издержки", "расходы". Точных и всеми признанных определений нет, этими терминами оперируют многие науки - от экономической теории до финансового инжиниринга. Считается, что затраты – это денежные траты в результате хозяйственной деятельности, а расходы – это фактически подтвержденные затраты, которые формируют себестоимость производства товаров (работ, услуг). Таким образом, не всякие затраты могут быть расходами. Например, можно потратить деньги на корпоратив в связи с днем рождения директора фирмы, но так как это мероприятие не связано с производственным процессом и продажами, то в расходы затраты на корпоратив не войдут. А если их все-таки включить, то возникнет конфликт с налоговыми органами из-за сокращения налоговой базы либо с собственниками бизнеса, которые получили меньше дивидендов в результате издержек на корпоративные праздники, без которых можно было бы и обойтись.
Поэтому, когда "списывают деньги на расходы", подразумевается нечто либо неэффективное, либо сомнительное с точки зрения законности. Естественно, если таким образом выражается экономически грамотный субъект.

А мне кажется, что вопрос касался возможности принятия каких-либо расходов в целях налогообложения (налог на прибыль, УСН). Обычно, так выражаются именно бухгалтера аргументируя свою позицию директору: "мы не сможем списать данные расходы". На практике любые расходы можно списать, а вот источники, как и отметил Поролло могут быть разные.

_________________
Консультации по налогам и сборам, бухгалтерское сопровождение